物品管理の不備は、情報漏えいやコスト増大、生産性低下などのトラブルを招きます。トラブル防止のためには、適切な施策を講じることが必要です。本記事ではまず物品管理でよくあるトラブルとその予防策について解説し、その後システム化のメリットとデメリットを解説します。本記事をお読みいただき、管理システム導入の際にお役立てください。
物品管理業務でありがちなトラブル
不適切な物品管理は企業に多大な損失をもたらします。ここでは、物品管理業務でありがちなトラブルについて解説します。備品の紛失や盗難
パソコンやスマートフォン、USBメモリなどの備品を従業員がもち出すことで、紛失や盗難に遭うケースは珍しくありません。これらの備品には顧客情報や機密情報が含まれることが多く、紛失したり盗難されたりすると信用低下や損害賠償、取引停止など甚大なリスクが生じます。従業員が無断でもち出したノートパソコンがカフェで盗難に遭い、機密情報が漏えいするといった事態は実際に報告されており、よくある事例であることは否めません。物品管理システムを導入すれば、QRコードやRFIDタグで備品の位置を追跡できるため、紛失や盗難リスクを軽減できます。
棚卸しミスによる在庫の不一致
棚卸し作業での人為的ミスにより、帳簿と実際の在庫数が一致しないことはよくあるトラブルといえます。手動での記録やチェック作業では、記載漏れや誤記載が発生しやすく、過剰在庫や欠品が生じやすいものです。こういった状況が発生すると、時間がないため備品を再購入する、本来の業務に支障が出て業務停滞を招くなど、さまざまな面でコストが増大します。管理システムを導入すれば、QRコードやRFIDを活用した正確な在庫管理が可能になり、棚卸しの正確性と効率が向上します。
管理ルールの不徹底による混乱
備品の貸出や返却におけるルールが徹底されていないと、いつ誰がどの備品をもち出したのか把握できず、業務に支障が出てしまいます。たとえばテレワークでは備品の使用状況が見えづらく、返却期限の管理も困難になりがちです。このような状況を放置していると、私的利用や不正もち出し、情報漏えいを誘発する恐れがあります。管理システムを導入することにより、ルールにもとづく貸出・返却管理や備品の追跡が容易になり、現場の混乱防止につながります。
物品管理におけるトラブルを未然に防ぐ方法
物品管理におけるトラブルを防止するためには、事前の対策が必要です。ここでは、物品管理のトラブルを未然に防ぐ方法を紹介します。明確なルールと申請フローの確立
備品のもち出しには明確なルールを定めることが有効です。具体的には、自宅以外で備品を使用しない、貸出期間は最長1か月とする、支給されたUSBメモリ以外は使わないといったルールを設け、公私混同の抑止やセキュリティ意識向上を徹底させます。同時に、申請者・承認者・チェック者それぞれが記載される管理台帳を用意し、申請・承認フローを明確にするのが得策です。管理システムを導入すれば、申請プロセスをデジタル化し、管理ルールの徹底と効率化が図れます。
また、システム上で申請状況をリアルタイムでチェックできるため、ルール違反を防止しやすくなることもメリットです。
QRコードやRFID活用による追跡
手動による備品管理ではミスが発生しやすく、紛失や盗難された際の追跡も困難です。このような状況の解消にも管理システムが助けになります。QRコードやRFIDタグを活用した管理システムがあれば、備品の貸出や返却の履歴を正確に記録できます。スマホでQRコードをスキャンするだけで、いつ誰がどの備品をもち出したのか正確に把握することが可能です。
管理システムの導入により、紛失や盗難による不正利用を防止し、棚卸し作業の効率化につながります。
クラウドシステムによる一元管理
拠点が複数ある企業やテレワークを導入している企業では、備品の管理は複雑化し、状況の把握が困難になります。このような状況でもクラウドベースの管理システムを導入すれば、リアルタイムで備品の位置や使用状況をチェックできるため安心です。クラウドを活用した管理システムを導入することで、拠点間での情報共有をスムーズにし、テレワーク環境でも使用状況や返却期限、メンテナンス時期などの管理が容易になります。
物品管理をシステム化するメリット・デメリット
物品管理のシステム化はさまざまなメリットをもたらしますが、一方でいくつかのデメリットも存在します。ここでは、物品管理をシステム化するメリット・デメリットについて解説します。業務効率化とコスト削減
物品管理システムは即座に備品の所在を把握できるため、探す手間や再購入のコストを削減します。RFIDタグを使用すれば、備品の位置や数量をリアルタイムで追跡できるため、棚卸し作業の時間を大幅に短縮できます。管理システムの導入は、業務効率化とコスト削減を同時に実現する強力な選択肢です。管理システムを活用することで業務の停滞を防ぎ、生産性が向上します。
セキュリティ強化と情報漏洩防止
機密情報を含む備品の紛失や盗難は、不正利用や情報漏えいなどを引き起こし企業に甚大な損害を与えます。その点、管理システムを導入していれば、いつ誰がどの備品をもち出したかを記録できるため、未返却の備品を即座に特定できます。また、システム上で異常を検知した場合にはアラートによる通知も可能なため、迅速な対応が可能です。このように、備品管理をシステム化により情報漏えいリスクを低減しセキュリティを強化できます。
導入コストと運用負荷の課題
物品管理システム導入におけるデメリットは、初期費用や運用コストがかかることです。また、システムの設定や従業員に対する教育が必要で、初期は運用負荷が高まる可能性もあります。さらに、QRコードやRFIDは商品ひとつひとつに取りつける必要があるため、在庫点数が多い場合には貼りつける品目や単位を決めるなど、運用面を考えながら対応するのが望ましいでしょう。ですが、長期的に見れば、管理システムの導入はトラブル防止や業務効率化によるコスト削減効果がデメリットを上回ります。
