許可を得ない備品の持ち出しは、機密情報漏えいや組織の腐敗、業務効率低下といったさまざまなリスクを秘めています。企業においては、甚大な損害を被る前に適切な備品管理が必要不可欠です。そこで本記事では、備品管理の必要性や持ち出しリスク、管理を徹底する方法を紹介します。本記事を参考に、備品管理システムの導入をご検討ください。
備品の持ち出し管理はなぜ必要？
備品の持ち出し管理は、業務効率化やコスト削減、セキュリティや情報漏洩防止、テレワーク管理の観点から必要不可欠といえます。そこでここでは、備品持ち出し管理の必要性について解説します。業務効率化とコスト削減
備品の所在が不明だと、従業員は探す手間や再購入のコストを強いられます。たとえば、パソコンやスマートフォン、モバイルWi-FiやUSBメモリなどの所在が分からなくなると、業務の停滞を招き、生産性も大きく低下します。こういった状況を放置せず、物品管理システムを導入し、QRコードで利用者を管理したりRFID（無線通信でモノに付けられたICタグを読み取る技術 ）で備品の位置を追跡することで、探す手間を省けます。備品の持ち出し管理は、業務効率の低下を防止し、コスト削減につながります。
セキュリティ対策と情報漏洩防止
パソコンやUSBメモリといった備品には、顧客情報や機密データなど多くの機密情報が含まれており、備品の持ち出し管理が甘いと、紛失や盗難、不正利用や情報漏洩のリスクが高まります。その点、物品管理システムを導入していれば、いつ誰がどの備品を持ち出したか記録し、利用状況や返却のタイミング状況を追跡できます。また、未返却の備品を即座に特定できるため、セキュリティ対策や情報漏洩防止にも貢献します。
テレワーク環境での管理強化
テレワークの普及にともない、備品の持ち出しも増加しています。社内で使用するのとは違い、自宅での備品使用状況は把握しにくいため、管理は煩雑になりがちです。テレワークを導入している場合も、物品管理システムの活用により、リモートで備品の使用状況や返却期限をクラウド上で管理できます。また、スマホでQRコードをスキャンするだけで管理が完結し、テレワーク環境でも円滑な運用を支えてくれるシステムもあります。
備品の持ち出しにおけるリスク
備品の持ち出し管理が不十分だと、紛失や盗難、情報漏洩や業務効率の低下といった、さまざまなリスクに直面します。ここでは、備品持ち出しのリスクについて解説します。紛失や盗難のリスク
備品の持ち出しリスクとして、一番に考えられることは紛失や盗難のリスクです。パソコンやスマートフォンには自社の情報はもちろん、顧客や取引先の情報も入っている場合があり、これらを紛失したり盗難されたりすると、甚大なリスクを招いてしまいます。具体的には、信用低下や損害賠償、取引停止や行政措置など甚大な損害を被る可能性があります。紛失や盗難の事態を想定し、事前に物品管理システムを導入していれば、QRコードやRFIDを使った追跡が可能になり、備品の所在を把握できるため安心です。
情報漏洩のリスク
パソコンやUSBメモリといった機密情報を含む備品が持ち出されると、情報漏洩のリスクが高まります。たとえば、従業員が不用意にノートパソコンを持ち出した場合、個人情報やプライバシーに関する情報、決済情報や金融取引に関する情報が流出し、企業の信頼性が損なわれるだけでなく、第三者に経済的や社会的な損害を与える可能性があります。情報漏洩の被害を防ぐためには、企業は物品管理システムを導入し、貸出や返却の履歴を記録することで、不正な備品の持ち出しを防ぐことが重要です。
業務効率低下のリスク
知らぬ間に備品が持ち出されていると、備品の所在が不明となり、探す時間や代替品の手配に追われます。備品が持ち出されている状況を放置すると、業務の停滞や遅延を招きかねません。具体的には、備品を使う予定だった従業員の業務が滞り、予定通りに業務を進められなくなります。また、メンテナンス日時が共有されていないと、使う予定だった備品が使えず、業務に遅れが生じる可能性もあります。
備品の持ち出し管理を徹底するには
備品の持ち出し管理を徹底するには、ルール作りや物品管理システムの導入がカギとなります。ここでは、備品の持ち出し管理を徹底する方法を紹介します。ルールと申請フローの構築
備品の持ち出し管理にはルールを定め、申請・承認フローを整備する必要があります。具体的には、自宅以外で備品を使用しない、貸出期間は最長1か月とする、支給されたUSBメモリ以外は使わないなど、公私混同の抑止やセキュリティ意識向上につながるルールを作成します。同時に、申請者・承認者・チェック者それぞれが記載される管理台帳を用意するのが得策です。備品管理担当者＝承認者になることが一般的であり、必要に応じて上長の許可も得ておくのがよいです。
QRコードやRFIDの活用
手動での備品管理は、注意していてもミスや漏れが発生しやすいものです。物品管理システムを導入し、QRコードやRFIDで備品管理を行うことで、備品にタグを付けておき、タグをスキャンするだけで備品の情報を記録・追跡できます。たとえば、物品管理システムでQRコードを導入することで、貸出日時や返却日時を管理し、棚卸し作業が効率化されます。
クラウドシステムで一元管理
拠点が複数ある場合やテレワークを行っている環境においては、備品の管理が複雑になります。クラウドベースの物品管理システムの導入によって、どこからでもリアルタイムで備品の状況をチェックできます。クラウドベースの物品管理システムは、シンプルな操作で持ち出し状況を管理し、リモートであっても効率的な運用を実現します。また、クラウドシステムによる一元管理で、拠点間の情報共有もスムーズになります。
