備品を適切に管理し、紛失や過剰在庫を予防するためには、見える化することが大切です。各部署で別々に管理を実施していても、見える化を行わなければ属人化する恐れがあります。本記事では、備品管理を見える化する利点や具体的な手法について詳しく紹介していきます。備品の紛失や過剰な在庫でお悩みの方は、ぜひ参考にしてください。
備品管理の見える化をするメリット
備品が管理しきれておらず、頻繁に紛失する、現状の管理方法が複雑すぎて一部の人以外は理解できていないといった悩みを抱えているのであれば、備品管理の見える化がおすすめです。備品管理の見える化とは、名前の通り備品の在庫状況や使用状況を視覚的に確認できる仕組みのことです。無駄なコストが削減できることや業務の効率化に繋がること、セキュリティの向上が行えることなどの利点があります。ここでは、具体的な利点について詳しく紹介していきます。
無駄なコストの削減
最大の利点は、無駄なコストの削減に繋がることです。備品の管理が適切に行えていないと備品の在庫状況がわからず、過剰在庫を抱えたり二重発注をかけてしまう恐れがあります。しかし、備品管理を見える化すれば、現在の在庫状況や使用履歴が一目で把握できるため、必要以上の発注を予防できます。現状備品の過剰在庫に困っているのであれば、見える化を検討してみることがおすすめです。
業務の効率化に繋がる
見える化すると、在庫状況や使用履歴を誰でも簡単に把握できるようになります。必要な備品の所在が明確になり、探す時間や無駄な発注作業を削減でき、業務の効率化に繋がります。さらに、備品管理業務の属人化を防げるため、担当者の急な退職や休職があっても、業務の停滞を回避可能です。セキュリティの向上
見える化すれば、備品の所在や使用状況が常に記録・共有されるため、不正な利用や重要な情報が記録された備品の紛失リスクを大幅に軽減できます。とくに、パソコンやタブレット、スマートフォンなどのモバイル端末は、管理を徹底することで個人情報や顧客データの流出を未然に防げます。備品管理の見える化の具体的手法
見える化を行う方法としては、台帳を活用する方法やエクセルで管理する方法、専用のシステムを活用する方法などがあります。ここでは、具体的手法をまとめて紹介します。台帳を活用する方法
デジタルで管理する方法に抵抗がある場合は、ノートなどを活用して管理台帳を作成すると良いでしょう。最近では利便性の高さからエクセルや物品管理システムなどのデジタルで備品管理を行うケースが増えてきていますが、ノートなどで管理台帳を作成すればアナログな方法で管理することも可能です。エクセルで管理する方法
エクセル操作に慣れているのであれば、エクセルで管理する方法もおすすめです。エクセルで台帳を作成し共有しておけば、誰でも簡単に備品の在庫状況を確認できるようになります。ノートなどで台帳を作成する場合と比較して、アクセスやデータの検索が簡単なことが利点として挙げられます。物品管理システムを活用する方法
最もおすすめの方法は、物品管理システムを活用する方法です。物品管理システムとは、商品在庫や備品、消耗品などの物品を一元管理できるシステムです。物品を管理するために作られたシステムのため、他の管理方法と比較して手間がかからないことが特徴で、これまで備品の管理を徹底して行ったことがない人でも手軽に備品管理の見える化を実現できます。
様々な物品管理システムが存在するため、備品管理の方法で悩んだ際は検討してみると良いでしょう。
備品管理を見える化する際の注意点
最後に備品管理を見える化する際の注意点を紹介します。備品管理の見える化を行う前に、ぜひ参考にしてください。最初にルールを決定する
備品管理を見える化する際は、最初に明確なルールを決定してから運用を開始することが大切です。備品管理を新たに実施するという方針だけ定めて見切り発車で運用を開始すると、後からより効率的な管理方法が見つかりやり直す手間が発生したり、部署ごとに独自のルールで管理を行ってしまったりする恐れがあります。
無駄な手間の発生やトラブルを予防するためにも、備品管理の見える化を実現すると決めたら最初に明確なルールを設定しましょう。
管理方法は定期的に見直す
備品管理の見える化は、一度ルールを決めて運用を開始したらそのままずっと続けるわけではありません。なぜなら時間の経過によって、今よりもほかの管理方法の方が適切になる可能性があるからです。あらかじめ管理方法を見直す周期を決めておき、運用を開始した後も定期的に現在の管理方法が最も適切か確認するようにしましょう。管理方法の一新には大きな手間と時間がかかりますが、場合によってはまとめて新しい管理ツールに変更した方が管理が効率化できる場合もあります。
